5 tips för lyckad upphandling av lokalvård

Funderar ni på att köpa städtjänster till företaget?

Att välja rätt städfirma för lokalvård till arbetsplatsen kan kännas som ett omfattande beslut – och det med rätta. När ni ska upphandla städtjänster finns det många faktorer att ta hänsyn till, exempelvis pris, kvalitet, arbetsmetoder, kompetens och hur företaget arbetar med miljö- och kvalitetsfrågor.

Många verksamheter ställer idag krav på att deras leverantörer bedriver ett strukturerat miljöarbete. Det kan därför vara värdefullt att undersöka om städföretaget arbetar enligt ett certifierat miljöledningssystem, hur kemikaliehanteringen sker och vilka rutiner som finns för utbildning och uppföljning.

För att hjälpa er i processen har vi samlat fem konkreta tips som gör det lättare att fatta ett genomtänkt beslut.

1. Undvik att upphandla lokalvård enbart utifrån pris på städtjänsterna

Att låta priset styra valet av städfirma kan verka som det mest kostnadseffektiva alternativet – men det innebär också risker. Ett lågt pris kan ofta spegla bristande kvalitet, avsaknad av utbildad personal, otillräckliga kvalitetskontroller eller användning av undermåliga produkter. I vissa fall kan det även handla om otrygga arbetsvillkor för personalen.

Genom att istället prioritera en seriös leverantör säkerställer ni att lokalvården utförs enligt etablerade standarder med professionellt utbildad personal. Det ger trygghet både för er organisation och för dem som utför arbetet.

2. Välj ett städföretag med ett strukturerat miljöarbete

Många verksamheter ställer idag krav på att deras leverantörer arbetar systematiskt med miljöfrågor. Därför kan det vara relevant att undersöka hur städföretaget arbetar med dessa frågor och vilka rutiner som finns på plats.

Be gärna om information om företagets miljöpolicy och kontrollera om verksamheten är certifierad enligt exempelvis ISO 14001. Det kan också vara värdefullt att ta reda på hur företaget arbetar med kemikaliehantering, utbildning av medarbetare och uppföljning av sitt miljöarbete.

Om verksamheten har särskilda önskemål kring rengöringsprodukter eller kemikaliefria städtjänster kan det vara bra att ta upp detta redan i upphandlingen.

3. Begär referenser från städfirman – Nöjda kunder säger mycket

Nöjda kunder är ett starkt kvitto på en leverantörs kvalitet och pålitlighet. När ni utvärderar och funderar på att köpa städtjänster till företaget, så bör ni alltid efterfråga referenser från andra företag. En seriös aktör delar gärna med sig av kontaktuppgifter till nöjda kunder – och det är ett gott tecken i sig.

Genom att ta del av andras erfarenheter får ni en tydligare bild av hur lokalvården fungerar i praktiken, hur kommunikationen ser ut och om städföretaget lever upp till sina löften. Det ger er bättre beslutsunderlag – och minskar risken för obehagliga överraskningar.

4. Undersök hur städfirman arbetar med arbetsmiljö och personalutveckling

Ett städföretag som värnar om sina medarbetares välmående och utveckling signalerar ansvarstagande – både internt och externt. En god arbetsmiljö, rimliga arbetsvillkor, tillgång till utbildningar och möjligheter till kompetensutveckling är tydliga tecken på en seriös aktör.

För dig som kund innebär det också en konkret fördel: Lokalvårdare som trivs och känner sig trygga i sina roller utför ofta sitt arbete med större noggrannhet, engagemang och kvalitet.

Fråga därför hur städfirman arbetar med arbetsmiljöfrågor, om de erbjuder sin personal utbildningar, certifieringar eller andra utvecklingsmöjligheter. Det är en investering som märks – i slutresultatet.

5. Var tydlig med förväntningar på städfirman och säkerställ god kommunikation

För att undvika missförstånd och säkerställa ett lyckat samarbete är det avgörande att ni som kund är tydliga med era behov och förväntningar redan från start. Specificera uppdragets omfattning, frekvens och särskilda önskemål. Det skapar en gemensam förståelse och tydliga ramar för leveransen.

Lika viktigt är att städfirman har strukturerade rutiner för uppföljning och återkoppling. En tillgänglig och lyhörd kontaktperson eller arbetsledare gör det enkelt att hantera eventuella avvikelser – innan de blir problem.

Ett öppet och transparent samarbete där feedback välkomnas är nyckeln till en långsiktigt fungerande tjänst – och hög kundnöjdhet.

Sammanfattning

Genom att ställa rätt frågor när ni upphandlar lokalvård, och utvärdera helheten, blir det lättare att fatta ett tryggt och långsiktigt beslut när det kommer till att köpa städtjänster till företaget.

På Bredablick Facility Services har vi lång erfarenhet av att leverera kvalitetssäkrad lokalvård och smarta facility management-lösningar för företag i olika branscher. Vi hjälper er gärna att skapa en ren, trygg och välfungerande arbetsmiljö – varje dag.